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Manual de Políticas y Procedimientos (Habeas Data)

Tratamiento de la Información y Protección de Datos Personales.

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CENTRO INTERNACIONAL DE PETRÓLEO Y ENERGÍA DE COLOMBIA S.A.S.

CIPE COLOMBIA, actuará como Responsable del Tratamiento de la Información y Protección de Datos Personales

Razón Social: CENTRO INTERNACIONAL DE PETRÓLEO Y ENERGÍA DE COLOMBIA S.A.S., en adelante CIPE Colombia .

Nit: 900.475.597-8

Dirección: Carrera 14 N° 99-33, Of. 316,
Bogotá-Colombia

Teléfono: +57 (1) 7568182

E-Mail: info@cipe.co Web: www.cipe.co

Para dar cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, CIPE Colombia pone a disposición de sus usuarios la normatividad y política adoptada para el Tratamiento de la Información y Protección de Datos Personales, la cual en adelante se denominará la “Manual de Políticas y Procedimientos”.

El “Manual de Políticas y Procedimientos”, tiene como finalidad poner en conocimiento a los Titulares de los Datos Personales, tratados por CIPE Colombia , en los derechos que lo asisten, y los procedimientos que de acuerdo a la legislación vigente les proporcionan los mecanismos para hacerlos efectivos, así como proporcionar la información correspondiente al contenido y propósito del tratamiento de sus Datos Personales, esto cuando el titular lo solicite de manera expresa, previa, e informada.

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LEA ATENTAMENTE LAS POLÍTICAS, TÉRMINOS Y CONDICIONES

DEFINICIONES

Autorización: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus Datos Personales.

Base de Datos: Es el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.

Dato Financiero: Es todo Dato Personal referido al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen, cuyo Tratamiento se rige por la Ley 1266 de 2008 o las normas que la complementen, modifiquen o adicionen.

Dato Personal: Es cualquier información de cualquier tipo, vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.

Dato Público: Es el dato personal calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato Sensible: Es el dato personal que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen afiliaciones sindicales, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, morales o filosóficas, la pertenencia a sindicatos , organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Autorizado: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Habilitación: Es la legitimación que expresamente y por escrito mediante contrato o documento que haga sus veces, otorgue la Compañía a terceros, en cumplimiento de la Ley aplicable, para el Tratamiento de Datos Personales, convirtiendo a tales terceros en Encargados del Tratamiento de los Datos Personales entregados o puestos a disposición.

Responsable del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.

Titular del Dato Personal: Es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en una Base de Datos, y quien es el sujeto del derecho de hábeas data.

Transferencia: Es el Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Transmisión: Es la actividad de Tratamiento de Datos Personales mediante la cual se comunican los mismos, internamente o con terceras personas, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de cualquier actividad de Tratamiento por el receptor del Dato Personal.

Tratamiento de Datos Personales: Es toda operación y procedimiento sistemático, electrónico o no, que permita la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación, relacionamiento, uso, circulación, evaluación, bloqueo, destrucción y en general, el procesamiento de Datos Personales, así como también su transferencia a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos.

RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Los Datos Personales recolectados y tratados por CIPE Colombia corresponden a sus aliados, proveedores, empleados, clientes; la cual se utiliza con la finalidad de: enviar información comercial sobre sus productos y servicios, a los clientes actuales y potenciales; dar cumplimiento contractual a los aliados, empleados, clientes y proveedores, realizar convocatorias laborales y de servicios profesionales, realizar contacto sobre quejas, reclamos y sugerencias sobre nuestros productos y servicios; hacer contactos relacionados con nuestra actividad. En cuanto a la recolección de la información, esta se realiza por medio de formatos que permiten al titular diligenciar su información, de acuerdo a sus necesidades, y donde se contempla la solicitud de la autorización del tratamiento de sus datos de acuerdo a la legislación vigente. Los medios de dichos formatos son en físico y electrónicos.

La seguridad de las Bases de Datos, tratadas por CIPE Colombia , está respaldada por procedimientos que incluyen administradores específicos asignados bajo contratos de confidencialidad, usuario y claves; y seguridad proporcionada por el área de sistemas; además las bases de datos son de uso exclusivo de CIPE Colombia , por lo tanto no se venden, alquilan o comparten con terceros.

Los datos recolectados y tratados por CIPE Colombia , serán almacenados con copia de seguridad para que puedan estar disponibles en cualquier momento, para la consulta del titular correspondiente.

Los datos sensibles, como los de menores de edad, afiliación a organizaciones de cualquier tipo, orientación sexual e información recolectada en los exámenes médicos sobre salud ocupacional que se haya recolectado estarán especialmente protegidos por parte de los responsables dentro de la organización, de acuerdo a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, tales como autorización expresa de los titulares o sus representantes legales, para el tratamiento de este tipo de datos, necesidad de dicha información para adelantar labores judiciales y contractuales, se responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegure el respeto de sus derechos fundamentales (Art 12 Decreto 1377/2013) y los derechos establecidos por la legislación vigente.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

Solicitar ante CIPE Colombia , prueba de la Autorización otorgada por parte del Titular de los Datos, exceptuando los casos en que no sea obligatorio por ley.

Fácil acceso al “Manual de Políticas y Procedimientos”, para tener conocimiento sobre el acceso a su información contenida en nuestra base de datos, y de esta manera poder consultarla, rectificarla o suprimirla; este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

Una vez agotadas las instancias previas establecidas por la ley, el Titular de los Datos podrá presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones cometidas por el Responsable o Encargado del tratamiento de los Datos Personales.

Revocar su Autorización o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las bases de datos de CIPE Colombia , cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante acto administrativo definitivo que en el Tratamiento CIPE Colombia , o el Encargado del Tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Ley o cuando no hay una obligación legal o contractual de mantener el Dato Personal en la base de datos del Responsable.

Tener acceso de forma gratuita a los datos que hayan sido objeto de tratamiento.

Dar a conocer los cambios en el “Manual de Políticas y Procedimientos”, de manera fácil y oportuna.

PROTECCIÓN Y SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES POR PARTE DE CIPE Colombia

El personal asignado por CIPE Colombia , para el tratamiento y protección de los datos personales de las bases de datos son: Patricia Aranda y Jennifer Ughetti, quienes bajo contrato de confidencialidad, manejo de usuario, claves y sistemas de seguridad en nuestros sistemas, son responsables de la protección de los datos, y además serán las encargadas de la atención al titular de los datos personales, para atención de consultas, peticiones, quejas y reclamos, referentes al tratamiento de sus datos personales, de acuerdo a la legislación vigente y el “Manual de Políticas y Procedimientos”.

Para comunicarse con los responsables del Tratamiento de los Datos en CIPE Colombia , se suministran los siguientes datos:

Razón Social: Centro Internacional de Petróleo y Energía de Colombia S.A.S. (CIPE Colombia)

Dirección: Carrera 14 N° 99-33- Of. 316

Teléfono: +57 (1) 7568182

Correo electrónico: paranda@cipe.co, asistente@cipe.co

PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS

Para realizar las consultas correspondientes a sus datos personales dentro de la base de datos de CIPE Colombia , puede dirigirse a nosotros contactando a nuestro personal autorizado, a través de los correos electrónicos autorizados, o enviando una comunicación a nuestra dirección física.

Dirigida a: Centro Internacional de Petróleo y Energía de Colombia S.A.S. (CIPE Colombia)
Patricia Aranda o Jennifer Ughetti

Dirección: Carrera 14 N° 99-33- Of. 316

Teléfono: +57 (1) 7568182

Correos electrónicos autorizados: paranda@cipe.co, asistente@cipe.co

PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

CONSULTAS

De acuerdo a la legislación, CIPE Colombia , guardará de manera segura toda prueba de consulta y la respectiva respuesta, para lo cual se establece el siguiente procedimiento: 1) Cuando el solicitante debidamente facultado por la ley, realice una consulta, CIPE Colombia recopilará toda la información contenida en el registro individual del titular de los datos personales y/o de quien esté facultado para dicha solicitud, dentro de las bases de datos de CIPE Colombia , haciéndolo de conocimiento de las personas relacionadas a la consulta; 2) Cuando el titular o su apoderado, o representante, realicen una solicitud sobre el titular de los Datos Personales, esta será atendida por el responsable designado por CIPE Colombia , de acuerdo la ley, y se enviará respuesta certificada dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de la solicitud; 3) Los medios para dar respuesta al solicitante pueden ser: físico o electrónico, de acuerdo a la modalidad que haya utilizado el solicitante para la consulta.

RECLAMOS

Cuando el titular de los Datos Personales que son tratados por CIPE Colombia , consideren que dichos datos deben ser corregidos, actualizados o suprimidos, o que por otra parte CIPE Colombia esté incumpliendo las leyes que regulan la materia, podrán enviar su solicitud a los correos electrónicos designados para este fin: paranda@cipe.co, asistente@cipe.co; de igual manera, el procedimiento para solicitudes de corrección, actualización o supresión será el siguiente: 1) La solicitud deberá ser realizada por el titular de los Datos Personales, o en su defecto por el apoderado o representante de acuerdo a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 886 del 2014, conteniendo la siguiente información: 1.1) Nombre y documento de identificación del titular; 1.2) Descripción del reclamo y la finalidad del mismo (actualizar, corregir, suprimir; o el cumplimiento de los deberes de ley por parte de CIPE Colombia ); 1.3) Dirección, datos de contacto e identificación del reclamante; y 1.4) Anexar la documentación adicional que respalde el reclamo. Por otra parte CIPE Colombia , deberá verificar la autenticidad del titular y/o el reclamante, por lo cual podrá exigir el documento de identificación de ambos, así como el poder o documento de representación que lo autorice, en este sentido si los documentos para la verificación o los documentos del reclamo están incompletos, CIPE Colombia requerirá al reclamante que sean completados dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo; en el caso que el reclamante no presente la documentación requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido de realizar el reclamo.

CIPE Colombia, al recibir el reclamo con toda la documentación pertinente, incluirá en su base de datos, en la casilla correspondiente al titular de los Datos Personales, la leyenda que diga “reclamo en trámite”, y la descripción del reclamo, en un término no mayo a dos (2) días hábiles, este estatus se mantendrá hasta que el reclamo se haya resuelto. Finalmente para atender el reclamo, CIPE Colombia tendrá quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente del recibido del reclamo, para dar respuesta.

NOTAS

El período de vigencia de las bases de datos será por el período que se considere razonable el tratamiento de los datos personales, de acuerdo con la finalidad de tratamiento contenida en el presente Manual de Políticas y Procedimientos.

Todo cambio realizado en el Manual de Políticas y Procedimientos, será comunicado de manera oportuna a todos los titulares de Datos Personales.

INFORMACIÓN ADICIONAL

CIPE COLOMBIA SAS

Dirección: Carrera 14 N° 99-33, Of. 316, Bogotá-Colombia

Teléfono: +57 (1) 7568182

Web: www.cipe.co